O Sistema ERP permite gerenciar e otimizar processos empresariais, mas como exatamente isso pode ser feito, e saiba que não é somente o ERP responsável por essas mudanças na sua empresa.

Hoje, empresas que querem se consolidar, seja no comércio, serviços ou indústria, precisam de integração entre departamentos operacionais e administrativos, controle financeiro mais ágil e confiável, além de automação em todas as áreas — do atendimento à logística. A transformação digital do mercado também traz uma série de desafios, além de grandes oportunidades para os negócios.

Mas como agregar tantas novas demandas dentro da sua operação atual sem ter que investir muito ou reformular a empresa completamente?

O que é ERP?

Primeiro precisamos falar de software ERP. Por centenas de anos, gerenciar uma empresa foi uma responsabilidade sem muitas mudanças em seus processos. O proprietário do negócio podia até delegar sua administração, mas, no fim, teria que lidar com vários arquivos, livros e relatórios sobre diversos aspectos do que faz um negócio bem-sucedido.

Nesses casos, o grande desafio era compreender como cada processo, cada funcionário influencia no resultado final — na velocidade de uma entrega, em uma margem de lucro maior ou na qualidade do atendimento.

Isso acontecia por ser, de fato, bem difícil conseguir vislumbrar um cenário maior de performance do negócio enquanto se está no meio de tantos papéis: o relatório financeiro, a produtividade dos colaboradores, os contratos com fornecedores, o controle de estoque. Nesse modelo analógico, a origem de um problema ou uma oportunidade podem demorar a ser encontrados até que seja tarde demais.

É por isso que, quando a tecnologia começou a fazer parte do mundo corporativo, uma das primeiras soluções criadas foi o software Enterprise Resource Planning, ou Planejamento dos Recursos da Empresa — conhecido como ERP.

Esse modelo de software é, ao mesmo tempo, uma plataforma e uma ferramenta para gestão empresarial das informações relativas aos processos operacionais, administrativos e gerenciais.

O objetivo da implementação desse tipo de tecnologia é integrar e centralizar todas os dados que envolvem uma atividade empresarial em um único sistema, para que o gestor tenha acesso fácil, rápido e customizado à performance de todos os departamentos e setores que movem o seu negócio.

Qual é a importância de um software de ERP para as empresas?

O software de ERP é, acima de tudo, uma solução de gestão integrada. É uma plataforma que permite ao empresário um controle direto e simplificado sobre todos os setores de um negócio, além de oferecer a coleta, organização e cruzamento de informações fundamentais para a tomada de decisões.

Em um cenário ideal, com um bom sistema de ERP e sua implantação de modo adequado, os gestores da empresa têm uma visão segmentada de cada processo e tarefa importante para a produção e, ao mesmo tempo, têm também uma visão ampla e completa de como esses dados interagem.

É dessa característica centralizadora e integrada que surgem as oportunidades que todo empresário busca em seu negócio: a possibilidade de economizar recursos otimizando processos, um controle financeiro maior para equilibrar as contas, a chance de aumentar a eficiência na hora de controlar o estoque e até informações relevantes sobre seu público-alvo para a criação de novas estratégias.

Esse é o cenário que torna o ERP uma vantagem competitiva e, hoje, uma necessidade de sobrevivência. Em um mercado cada vez mais digital, nem sempre os preços são suficientes para vencer a concorrência.

A capacidade de fazer mais por menos, oferecer condições especiais, economizar na operação e repassar esse custo em um relacionamento mais próximo com o consumidor é o que vai separar, daqui para frente, as empresas de sucesso daquelas que ficaram pelo caminho.

Como um bom ERP ajuda na otimização de processos?

Vamos agora direto ao assunto desse artigo, é hora de discutir em mais detalhes como otimizar processos ao implantar um software de ERP na sua empresa.

• Gestão completa e padronizada: Esse é o ponto principal da adoção de um ERP e o motivo inicial pelo qual empresários buscam uma boa plataforma para integrarem sua gestão. O papel principal dessa tecnologia é unir todos os dados relevantes para a empresa em um único ambiente, que seja padronizado e ofereça uma visão completa sobre desempenho, problemas e oportunidades. Os relatórios criados por um sistema ERP são muito mais confiáveis na hora de apresentar resultados de performance, porque não deixam de lado qualquer aspecto produtivo. É possível, por exemplo, definir por que determinado produto está tendo um retorno melhor, levando em conta os hábitos do público, a rotatividade do estoque, a última negociação com o fornecedor e até o método de trabalho do profissional responsável pelo atendimento. Só com uma visão completa e padronizada é possível comparar e replicar os bons resultados.
• Modernização de processos: Replicar o que dá certo é sempre um passo a mais em direção à eficiência e à otimização da cadeia operacional em um varejo. E, se o objetivo é fazer mais com menos, a modernização é sempre o caminho mais curto para o sucesso. Com um software de ERP, principalmente os processos administrativos ganham uma nova dimensão dentro da empresa. Os controles de estoque, vendas, pessoal, metas e, claro, financeiro passam a ser automatizados em sua coleta e análise. Os livros, arquivos, documentos impressos e as tarefas manuais ficam todos no passado. Sem isso, será impossível competir de igual para igual no futuro.
• Controle sobre toda a cadeia produtiva: Tanta informação e monitoramento integrados resultam imediatamente em mais controle para o administrador da empresa. As ferramentas incluídas em uma plataforma ERP permitem que essa visão ampla de processos e etapas resulte em novos ciclos produtivos com ajustes constantes e flexibilidade de operação. Um controle tão próximo permite que o gestor identifique em tempo real oportunidades de crescimento — seja abraçando um novo mercado ou encontrando formas de reformular sua logística. Mudanças que antes demoravam meses para serem planejadas e postas em prática acontecem em dias com um ERP bem implementado.
• Redução de falhas de operação e administração: Esse controle maior também ajuda na hora de identificar e corrigir problemas. Por exemplo, se existe algum conflito de informações entre o relatório financeiro e o controle de estoque, você fica sabendo imediatamente — as grandes conferências e verificações de números viram coisa do passado. Se houver, também, qualquer problema com a produtividade dos funcionários ou na compra com fornecedores, tudo isso pode ser cruzado e sinalizado em muito menos tempo. É mais uma grande vantagem em direção a uma operação eficiente e otimizada.
• Melhor relacionamento com fornecedores: Falando em fornecimento, o ERP pode, inclusive, melhorar sua relação com as empresas parceiras. Um sistema ágil e integrado de gestão permite um controle mais próximo e preciso do estoque relacionado às vendas. Dessa forma, é possível prever demandas e se antecipar à falta de um produto com mais facilidade, reduzindo o tempo de resposta dos fornecedores. Uma compra com mais prazo e foco é a receita perfeita para negociar condições melhores, que se tornarão uma vantagem a mais para o consumidor que você deseja atrair.
• Mais munição para as estratégias do futuro: No fim, o software de ERP não é apenas uma plataforma de gestão atual do seu negócio, mas um mapa para o sucesso da sua empresa. Muitas das oportunidades de crescimento já estão se mostrando nos seus números, nos seus processos e na sua administração. Basta uma ferramenta adequada para visualizá-los direito. Do cruzamento de dados operacionais, administrativos e financeiros, você tem o que precisa para pensar em novas estratégias de mercado: novos nichos, soluções, campanhas, comunicação. Essa já é uma realidade hoje, e o ERP do futuro deve tornar seu caminho cada vez mais claro, para se antecipar aos concorrentes e se consolidar no mercado.
• Outros benefícios: São muitas as vantagens do ERP e como podemos otimizar os processos e reduzir custos: Automação de tarefas — Com a tecnologia as etapas e ações necessárias para se chegar ao resultado são reduzidas, como cálculos, cruzamento de informações, pesquisa no arquivo interno e emissão de documentos. Gestão à vista — O ERP também favorece a organização e exposição informações de modo compreensível para quem precisa tomar decisões mais rápidas e assertivas. Integração entre os setores — A tecnologia possibilita o compartilhar informações entre os setores, para que os eventos ocorridos em um departamento sejam automaticamente reconhecidos pelos demais interessados. Padronização das atividades — Além disso, ajuda manter a conformidade com regras e padrões, quer seja aplicando normas via automação de tarefas, quer seja fixando formulários, campos de seleção e outras medidas de escolha forçada para os colaboradores.

Podemos ver nesse artigo que a implantação correta de um sistema ERP nos fornece uma gestão mais eficiente, otimiza os processos, disponibiliza informações precisas, reduz custos, agrega vantagens competitivas, reduz erros, entre muitos outros benefícios. A CORPORATTE oferece uma equipe multi-disciplinar e é especializada em implantação de sistemas ERP. Nós podemos ajudar a sua empresa nesse processo de otimização de processos. Conte com nossa equipe. Clique aqui para entrar e contato.